Dokumentenablage für das Rechnungsprogramm

Mit dem Zusatzmodul Dokumentenablage erweitern Sie den Funktionsumfang des webbasierten Rechnungsprogramms Auftrags‑WEBManager um eine zentrale, übersichtliche und flexible Dokumentenverwaltung. Dadurch können Sie zu allen wichtigen Geschäftsbereichen zusätzliche Dateien hinterlegen, organisieren und jederzeit wieder abrufen.

Dokumente direkt an wichtigen Komponenten hinterlegen

Mit der Dokumentenablage können Sie in folgenden Bereichen Dateien speichern:

• Artikel

• Aufträge

• Angebote

• Kunden

• Rechnungen

• Wartungen

Zu jedem dieser Einträge lassen sich beliebige Dokumente hinzufügen – ideal für technische Unterlagen, Bilder, Verträge, Lieferscheine, Zeichnungen oder Prüfprotokolle.

Unterstützte Dateiformate:

• JPG (Fotos, Produktbilder, Dokumentfotos)

• PNG (Grafiken, Logos, Screenshots)

• XLSX (Excel‑Tabellen, Kalkulationen, Messprotokolle)

• PDF (Dokumente, Berichte, Formulare, Anleitungen)

Damit haben Sie alle relevanten Informationen direkt dort verfügbar, wo Sie sie benötigen – ohne externe Ordnerstrukturen oder langes Suchen.

Dokumente direkt per E‑Mail versenden

Ein großer Vorteil des Moduls ist die Möglichkeit, gespeicherte Dateien direkt an E‑Mails anzuhängen. Sie können:

• Dokumente aus der Ablage auswählen

• diese an eine E‑Mail anhängen

• und gemeinsam mit einem Formular – z. B. einer Rechnung, einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung – versenden

Das spart Zeit, sorgt für eine professionelle Kommunikation und stellt sicher, dass Kunden oder Lieferanten alle benötigten Unterlagen vollständig erhalten.

Mehr Übersicht, weniger Aufwand

Die Dokumentenablage macht den Auftrags‑WEBManager zu einem zentralen Informationssystem, in dem:

• alle Dateien strukturiert abgelegt sind

• jeder Mitarbeiter schnell auf benötigte Unterlagen zugreifen kann

• Dokumente nicht mehr verloren gehen

• Arbeitsabläufe deutlich effizienter werden

Sehen Sie hierzu auch das Video "Dokumentenablage im Auftrags-WEBManager"

Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Rechnungen vollständig GoBD‑konform im integrierten GoBD‑Archiv zu speichern. Dadurch erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung.

Sehen Sie hierzu auch das Video "GoBD Archivierung"

Zusätzlich können Bilder, die bei Angeboten, Rechnungen oder Aufträgen hinterlegt sind, automatisch als Anhang in die erzeugte PDF‑Datei übernommen werden. Dadurch erhalten Ihre Kunden nicht nur das eigentliche Dokument, sondern auch alle zugehörigen visuellen Informationen in einem einzigen, übersichtlichen PDF.

Sehen Sie hierzu auch das Video "Bilddatei an eine PDF-Datei im Auftrags-WEBManager anhängen".

Beispiel bei der Kundenübersicht:

Beispiel bei einer Wartung:

Die Größe der Dokumentenablage kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden und fängt ab 1GB an. 

Sehen Sie hierzu auch das Video zum Wartungs-Modul oder die Beschreibung des Zusatzmoduls.

Testen Sie einfach das webbasierte Rechnungsprogramm

In der Testversion können alle Funktionen des Rechnungsprogramm kostenlos getestet werden.